Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Yönergesi 2017

T.C.

KIRKLARELİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1- (1)Bu Yönergenin amacı; Kırklareli Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam

MADDE2– (1) Bu Yönerge Kırklareli Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ve personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE3- (1) Bu yönerge, Kırklareli Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilerek 01.01.2017 tarihinde yürürlüğe giren Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 49’uncu maddesi, 24’üncü maddesi ile Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. 

 

Tanımlar

MADDE 4- (1)Bu Yönergenin uygulanmasında;

 

  1. Belediye :   Kırklareli Belediyesini,
  2. Başkan :   Kırklareli Belediye Başkanını,
  3. Başkan Yardımcısı :   Kırklareli Belediye Başkan Yardımcısını,

ç)   Yönetmelik                 :   Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma

                                             Yönetmeliğini, 

  1. Müdürlük :   Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
  2. Müdür :   Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü,
  3. Şef :   Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefini,
  4. Büro İşçisi :   Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Büro İşçisini

ğ)   Personel                     :   Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görev yapan   

                                       İdari ve Mali İşler Yardımcı Personelini ifade eder

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Görevler, Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

 

Kuruluş

MADDE 5- (1) Müdürlük; Kırklareli Belediye Meclisinin 03.10.2006 tarihli ve 176 sayılı kararı ile kurulmuştur.

Görevler

MADDE 6- (1) Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilen Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 24’üncü maddesinin “Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün Görevleri” başlıklı 2 inci fıkrasında tanımlanan görevleri yürütür.

 

Teşkilat şeması

MADDE 7- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisi ek1’de yer alan Teşkilat Şeması ile belirlenmiştir.

 

Görev dağılım çizelgesi

MADDE 8– (1) Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler ek2’de yer alan Birim Görev Dağılım Çizelgesinde belirlendiği şekilde yürütülür.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdür, Personel ve Müdürlük Alt Birimlerinin Görevleri

 

Müdür

MADDE 9- (1)Müdür görevlerini; Kırklareli Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilen Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 18 inci maddesine göre yürütür. Müdürün görevleri ek3’te tanımlanmıştır.

 

Personel

MADDE 10- (1) Müdürlük personeli ve görevleri;

 

Şef                                                                 : Görevleri ek4’te tanımlanmıştır.

Şoför                                                              : Görevleri ek5’te tanımlanmıştır.

Fotoğrafçı ve Kamera Çekim Personeli         : Görevleri ek6’da tanımlanmıştır.

Büro Elemanı                                                 : Görevleri ek7’de tanımlanmıştır.

Halkla İlişkiler Büro Elemanı            : Görevleri ek8’de tanımlanmıştır.

Temsil Tören ve Ağırlama İşleri Personeli     : Görevleri ek9’da tanımlanmıştır.

Büro İşçisi                                                      : Görevleri ek10’da tanımlanmıştır.

Harcama Yetkilisi                                          : Görevleri ek11’de tanımlanmıştır.

Gerçekleştirme Görevlisi                               : Görevleri ek12’de tanımlanmıştır.

Taşınır Kayıt Yetkilisi                                   : Görevleri ek13’te tanımlanmıştır.

Taşınır Kontrol Yetkilisi                                : Görevleri ek14’te tanımlanmıştır.

 

 

İdari ve Mali İşler Alt Birimi

MADDE 11- (1) İdari ve Mali İşler Alt Biriminin Görevleri;

 

  1. Evrak kayıt ve belge yönetim iş ve işlemleri Yönetmeliğinin 39’ uncu maddesine göre yürütülür.Ek15 ve Ek16 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  2. Muhasebe ve ödeme evrak işlerini Yönetmeliğin 40’ıncı maddesine göre yürütülür.Ek17 Ek18 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  3. Personel özlük işlerini Yönetmeliğin 41’ inci maddesine göre yürütülür.Ek19 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

ç)   Dosyalama ve arşivleme işlerini Yönetmeliğin 42’nci maddesine göre yürütülür.Ek20

      iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

  1. Taşınır mal kayıt ve kontrol işlerini Yönetmeliğin 43’üncü maddesine göre yürütülür.Ek21 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  2. İhale ve satın alma işlerini Yönetmeliğin 44’üncü maddesine göre yürütülür.Ek22 ve Ek23iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  3. Bütçe hazırlık ve uygulama işlerini Yönetmeliğin 45’inci maddesine göre yürütülür.Ek24 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  4. Planlama ve raporlama işlerini Yönetmeliğin 46’ıncı maddesine göre yürütülür.Ek25 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

ğ)   İç kontrol standartları uyum eylem plan çalışmalarını Yönetmeliğin 50’inci maddesine

göre yürütülür.

 

Basın Yayın Alt Birimi

 MADDE 12– (1) Basın ve Yayın Alt Biriminin Görevleri:

 

  1. Belediyemiz ile basın kuruluşları arasında haber akışını sağlamak, her gün düzenli olarak ulusal ve yerel gazetelerde, internet haber sitelerinde ve televizyonlarda Belediye ve Belediye Başkanı ile ilgili çıkan haberleri, takip eden gazete kupürlerini çoğaltarak Başkan ve Başkan Yardımcılarına ulaştırıp arşivini tutmak.
  2. Radyo ve TV kanallarında Kırklareli Belediyesi ile ilgili konuları takip etmek.
  3. Belediye ile ilgili tüm organizasyonları takip ederek fotoğraf görüntülerini ve video kayıtlarını arşivlemek.

ç)   Belediye ile ilgili çalışmalara basın mensuplarının davet edilmesi ve halkın

      bilgilendirilmesi için basın bültenlerinin hazırlanması, basın kuruluşlarına faks

            çekilmesi ve e-posta gönderilmesini sağlamak.

  1. Basında çıkan hatalı ve eksik haberleri tespit etmek, tekzipleri iletmek.
  2. Radyo ve TV kanallarında Kırklareli Belediyesi ile ilgili tüm konuları takip etmek, kayıt etmek ve arşivlemek.
  3. Yerel ve ulusal TV kanallarını aracı kurum vasıtasıyla takip ederek haber taramasını yapmak.
  4. Basın bültenlerinin hazırlanmasıyla Belediyemizin ulusal ve yerel medyada yer almasını sağlamak.

ğ)  Sesli ilan, duyuru, santral, çağrı merkezi gibi hizmetleri koordine etmek veya ettirmek.

  1. Kırklareli Belediyesi ile ilgili tüm organizasyonları takip ederek fotoğraf ve video cihazları ile görüntülemek ve arşivlemek.

ı)    Kırklareli Belediyesi ile ilgili gerekli görülen kitap, dergi, kaset ve CD’lerin

      basılmasını ve yayınlanmasını sağlamak.

  1. Kırklareli Belediyesi faaliyetlerinin duyurulabilmesi için tüm tanıtım ve iletişim çalışmalarını yapmak, böylece yazılı ve görsel medyada farkındalık yaratmak.
  2. Tanıtıma yönelik plan ve uygulamalarda bulunarak billboard, afiş, davetiye çalışmalarının ve tanıtım filmlerinin hazırlanmasını sağlamak.
  3. Başkanlıktan aldığı talimat doğrultusunda bayram kutlamaları ve anma törenleri için yapılan ön çalışmaları yürütmek, Belediyemizin tüm etkinliklerinin duyurusunu yapmak.
  4. Vatandaşları Belediyenin etkinliklerinden haberdar etmek için SMS yoluyla bilgilendirmek ve katılımı sağlamak, düzenlenecek olan etkinliklerin davetiyelerini hazırlamak ve elden teslim edilmesini sağlamak.
  5. Belediye hizmetleri ile gerekli duyuruları web sitesinde yayınlanmasını sağlamak ve web sitesini yönetmek.
  6. Kırklareli’nin tanıtımı ve özel günlere ait hediyelik eşya, tişört, bayrak gibi ürünler ile yöresel üretime ait ürünler dağıtmak.

 

 

(2) Basın Yayın  Alt Biriminde ek26, ek27, ek28, ek29 ve ek30 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.

 

 

Halkla İlişkiler Alt Birimi

MADDE 13– (1) Halkla İlişkiler Alt Biriminin Görevleri:

 

  1. Halkla ilişkiler hizmetlerinde, bütünlük, etkili ve verimli hizmet, tarafsızlık, açıklık, katılım gibi ilkelerin uygulanmasındaki devamlılığı sağlayıp, belediyelerden yana kamuoyu oluşturmak, halkın belediyeye ve belediyenin halka karşı hak ve ödevlerini korumak , yapılan çalışmalardan halkın düşüncesini alma ve halkı bilgilendirme aşamasından sonra kamuoyu ölçme ve değerlendirmesini sağlamak.
  2. Vatandaşların birimlere göre olan ziyaret dağılımıyla ilgili veri tabanı oluşturmak.
  3. Belediye ile ilgili konularda vatandaşları bilgilendirme ve yanlış anlamaları düzeltmeyi amaçlamak, bölgelere göre memnuniyet düzeylerini belirlemek ve gelen şikayetleri kayda almak.

ç)   4982 sayılı “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu” kapsamında bilgi verme yükümlülüğü

      gereği bu kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi ve belgeyi başvuranların

      yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını süratli ve doğru sonuçlandırmak

      üzere, gerekli idare ve teknik tedbirleri alarak vatandaşa hizmet vermek.

  1. BİMER’ den (Başbakanlık İletişim Merkezi) gelen, vatandaşlar tarafından yapılan yazılı ve sözlü başvuruların gereğinin yapılması amacıyla süratle ilgili kamu kuruluşu ve birime ulaştırmak, mümkün olan en kısa sürede cevap verme, gecikme halinde ilgili birimleri uyarmak, bütün bu işlemleri bir otomasyon sistemi içerisinde yürütmek, istatiksel raporları almak.
  2. Belediye Başkanlığı tarafından doğrudan halkla iletişimi sağlamak amacıyla oluşturulacak hizmet masası ve iletişim noktalarının kurulması koordinasyonunun sevk ve idaresini yapmak veya yaptırmak.

 

 

(2) Halkla İlişkiler Alt Biriminde ek31, ek32 ve ek33 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.

 

Temsil Tören ve Ağırlama İşleriAlt Birimi

MADDE 14– (1) Temsil Tören ve Ağırlama İşleri Alt Biriminin Görevleri:

  1. Temel atma ve açılışların organizasyonu ile her türlü protokol ve tören yapmak veya yaptırmak.
  2. Resmi bayram, tören, anma ve sosyal etkinliklerde tören alanlarının bayraklama işlemlerini yapmak, sandalye ve masa temin etmek.
  3. Belediye tarafından hizmete sunulan tesis açılışları ve diğer etkinliklerinin organizasyonunu yapmak.

      ç)   İlin kutlama ve anma komitesi toplantılarına katılmak.

 

(2) Temsil Tören ve Ağırlama İşleri Alt Biriminde ek34, ek35 ve ek36 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Sorumluluklar

MADDE 15- (1)) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi sorumluluğu tüm personele aittir.

 

(2) Müdür ve diğer sorumlular;

 

  1. İdari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin mevzuata, Belediye Stratejik Planında belirtilen amaç ve hedeflere, Belediyenin temel değerlerine uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilmesinden,
  2. Etik Davranış İlkeleri ve Etik Komisyon Yönergesi ile Kırklareli Belediyesi Etik İlke ve Kurallarına uygun hareket edilmesinden,
  3. Uygun çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,

ç)   Görev ve yetkilerinden bir kısmını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve

      mevzuata aykırı olmamak şartıyla devredilmesinden,

  1. Personelin görev ve sorumluklarıyla paralel eğitimlere katılımın sağlanmasından sorumludur.

 

 

Çalışma usulleri

MADDE 16- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için,

 

  1. Gerekli hallerde müşterek çalışma grupları kurulabilir.
  2. Birim amirinin rutin iş ve işlemlerin sonucunu takip etmesi için Yıllık Faaliyet ve Çalışma Programı kullanılır.

 

 

 

Tereddütlerin giderilmesi

MADDE 17- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Kırklareli Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü yetkilidir.

 

 

Disiplin Cezaları

MADDE 18- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personel hakkında disiplin işlemleri; Resmi Gazetenin 27/07/1965 tarihli ve 12056 sayılı kararı ile yürürlüğe giren 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, Resmi Gazetenin 02/12/1999 tarihli ve 23896 sayılı kararı ile yürürlüğe giren Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunu, Resmi Gazetenin 10/06//2003 tarihli ve 25134 sayılı kararı ile yürürlüğe giren İş Kanunu ve bir sözleşmeye dayalı olarak çalışan personelin disiplin cezaları da sözleşmelerinde yer alan maddelere göre yürütülür.

 

Yönergede Düzenlenmeyen Hususlar

MADDE 19- (1) Yönergede düzenlemesi bulunmayan hususlarda yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanır.

 

Yürürlük

MADDE 20– (1) Bu Yönerge hükümleri 01/01/2017 tarihinde yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 21– (1) Bu Yönerge hükümlerini Kırklareli Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü yürütür.

 

Y. Hakan PERAN

                                                                               Basın Yayın Ve Halkla İlişkiler Müdür V.

 

 

 

ONAY:  20.12.2016

 

Mehmet Siyam KESİMOĞLU

Belediye Başkanı

 

Online Hizmetler

Hizmetlerimizden dünyanın herhangi bir noktasından yararlanarak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Sizleri Dinliyoruz

Fikirleriniz bizim için değerli,Lütfen her konuda bize yazın.