Yazı İşleri Müdürlüğü Yönergesi 2017

T.C.

KIRKLARELİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç
MADDE 1-
 Bu Yönergenin amacı; Kırklareli Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak,   Görev Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma  Usul ve Esaslarını belirlemektir.

 

Kapsam
MADDE 2-
 Bu Yönerge, Kırklareli Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’ nün  Görev Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma  Usul ve Esaslarını kapsar.

 

Dayanak
MADDE 3-
 Bu Yönerge; 04/10/2016 Tarih ve 169 nolu Kırklareli Belediye Meclisinde görüşülerek kabul edilen ve 01/01/2017 tarihinde yürürlüğe giren Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 49. Maddesi ve 22. maddesi ile Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar
MADDE 4- 
Bu Yönergede adı geçen

 

Belediye                      : Kırklareli Belediyesini,

Başkanlık                     : Kırklareli Belediye Başkanlığını,

Başkan                        : Kırklareli Belediye Başkanını,

Başkan Yardımcısı     : Kırklareli Belediye Başkan Yardımcısını,

Müdürlük                    : Kırklareli Belediyesi Yazı İşleri  Müdürlüğünü,

Meclis                          : Kırklareli Belediye Meclisini,

Encümen                     : Kırklareli Belediye Encümenini,

Komisyon                   : Kırklareli Belediyesi  İhtisas Komisyonlarını ve Denetim  

                                       Komisyonunu,

Uzman                         : Yazı İşleri Müdürlüğü Uzmanını,

Şef                               : Yazı İşleri Müdürlüğü Şefini,

Personel                      : Yazı İşleri  Müdürlüğünde görevli tüm personeli

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Görevler, Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

 

Kuruluş
MADDE 5-
 Yazı İşleri Müdürlüğü Kararlar alt birimi( Meclis İşleri ve Encümen İşleri), İdari ve Mali İşler,Genel Evrak alt birimi ve Kurum Arşivi alt birimlerinden oluşur.

 

Görevler

MADDE 6-  Birim; 04/10/2016 Tarih ve 169 nolu Kırklareli Belediye Meclisinde görüşülerek kabul edilen ve 01/01/2017 tarihinde yürürlüğe girecek olan Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 22. Maddesinin” Yazı İşleri Müdürlüğünün Görevleri” başlıklı 2. Fıkrasında tanımlanan görevleri yürütür.

Teşkilat Şeması

MADDE 7- Yazı İşleri Müdürlüğünün temel yetki ve Sorumluluk dağılımı, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisi ek1’de yer alan Teşkilat Şeması ile belirlenmiştir.

 

Görev Dağılım Çizelgesi

MADDE 8- Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler Birim Görev dağılım çizelgesinde belirlendiği şekilde yürütülür.(Ek 2)

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdür, Personel ve Müdürlük Alt Birimlerinin Görevleri

 

Müdür

MADDE 9- Müdür görevlerini; Kırklareli Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilen Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 18. Maddesine göre yürütür. (Ek 3)

 

MADDE 10- Müdürlük personeli ve görevleri;

  1. a) Uzman :Görevleri Ek4’te tanımlanmıştır.
  2. b) İdari ve Mali İşler Şefinin görevleri. :Görevleri Ek5’te tanımlanmıştır.
  3. c) Kararlar Şefi :Görevleri Ek6’da tanımlanmıştır.

ç) Kurum Arşivi Şefi                                                             :Görevleri Ek7’de tanımlanmıştır.

  1. d) V.H.K.İ. :Görevleri Ek8’de tanımlanmıştır.
  2. e) Memur :Görevleri Ek9’te tanımlanmıştır.
  3. f) Büro İşçisi :Görevleri Ek10’te tanımlanmıştır.

g)Yardımcı Hizmetler Personeli                                            :Görevleri Ek11’te tanımlanmıştır.

ğ) Diğer Yardımcı Hizmetler Personeli                                 :Görevleri Ek12’da tanımlanmıştır.

  1. h) İdari Mali İşler,Kararlar Yardımcı Hizmetler Pers :Görevleri Ek13’de tanımlanmıştır.

ı) Kurum Arşivi Yardımcı Hizmetler Personeli                     :Görevleri Ek14’de tanımlanmıştır.

  1. i) Harcama Yetkilisi :Görevleri Ek15’de tanımlanmıştır.
  2. j) Gerçekleştirme Görevlisi :Görevleri Ek16’da tanımlanmıştır.
    k) Taşınır Kayıt Yetkilisi :Görevleri Ek17’da tanımlanmıştır.
  3. l) Taşınır Kontrol Yetkilisi :Görevleri Ek18’de tanımlanmıştır.

 

İdari Mali İşler Alt Birimi

MADDE 11-(1) İdari ve Mali İşler Alt Biriminin görevleri;

  1. a) Evrak Kayıt ve Belge Yönetimi İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 39. Maddesine göre yürütür. Ek19/1-19/2-19/3 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  2. b) Muhasebe ve Ödeme Evrakı İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 40. Maddesine göre yürütür. Ek 20 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  3. c) Personel Özlük İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 41. Maddesine göre yürütür. Ek 21/1-21/2-21/3 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.

ç) Dosyalama ve Arşivleme İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 42. Maddesine göre yürütür. Ek 22 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

  1. d) Taşınır Mal Kayıt ve Kontrol İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 43. Maddesine göre yürütür. Ek 23 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  2. e) İhale ve Satın Alma İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 44. Maddesine göre yürütür. Ek 24/1-24/2 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  3. f) Bütçe Hazırlık ve Uygulama İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 45. Maddesine göre yürütür. Ek 25 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  4. g) Planlama ve Raporlama İşleri Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 46. Maddesine göre yürütür. Ek 26 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

ğ)İç kontrol standartları uyum eylem plan çalışmalarını Yönetmeliğin 50’inci maddesine göre yürütülür.

 

Kararlar Alt Birimi

MADDE 12- (1) Kararlar Alt Biriminin Görevleri;

  1. a) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 17.maddesi ve Belediye Meclis Çalışma yönetmeliğinin vermiş olduğu görevler çerçevesinde meclis toplantılarının sekretarya görevini yapmak, Ek 27 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

b)5393 sayılı Belediye Kanununun 33.maddesi kapsamında Belediye Encümeni toplantılarının sekretarya görevini yapmak, Ek 28 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

 

Genel Evrak Alt Birimi

MADDE 13- Genel Evrak Alt Biriminin Görevleri;

a)Günlük olarak Belediyemiz Başkanlığına resmi kurumlar ve kuruluşlardan ve vatandaşlar tarafından gerek posta yolu ile gerekse zimmet karşılığı ve elden teslim edilen  dilekçe ile resmi evrakları ilgili makam ve müdürlüklere iletilmek üzere teslim almak, bilgisayar ve defter ortamında kayıt etmek, Ek 29 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.

b)Belediyemize gelen elektrik, su, doğalgaz, telefon, cep telefonu, internet abonelikleri faturaların  ilgili müdürlüklere süresinde ulaştırılmasını sağlamak,

c)Belediyemiz müdürlüklerinden resmi kurumlara, özel ve tüzel kişilere gidecek olan evrakların posta, kargo  ve zimmet defteri ile gönderilmesini sağlamak, Ek30 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

d)Resmi Yazışma Kuralları ile ilgili yönetmelik ve Standart Dosya Planı çerçevesinde birimleri bilgilendirmek,yazışmalarda birlikteliğin sağlanmasına yardımcı olmak.

 

Kurum Arşivi Alt Birimi

MADDE 14-Kurum Arşivi Alt Biriminin Görevleri:

28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Kırklareli Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda birim arşivinde saklama süresini tamamlayan evrakların kurum arşivine teslim edilmesinin sağlanması, bilgisayar ortamında kayıt altına alınması, SDP’ye uygunluğunun kontrol edilmesi, uygunluğu tespit edilenlerin müdürlüklere ait dolaplarda muhafazası ve saklama sürelerinin sonunda imha edilmesi ile ilgili çalışmaları yapmak. Ek 31 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

 

 

           DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Sorumluluklar

MADDE 15- Yazı İşleri Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi sorumluluğu tüm personele aittir.

 

 

Müdür ve Diğer Sorumlular;

  1. a) İdari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin mevzuata, Belediye Stratejik Planında belirtilen amaç ve hedeflere, Belediyenin temel değerlerine uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilmesinden,
  2. b) Etik Davranış İlkeleri ve Etik Komisyon Yönergesi ile Kırklareli Belediyesi Etik İlke ve Kurallarına uygun hareket edilmesinden,
  3. c) Uygun çalışma ortamının ve saydamlığının sağlanmasından,
  4. d) Görev ve Yetkilerinden bir kısmının sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve mevzuata aykırı olmamak şartıyla devredilmesinden,
  5. e) Personelin görev ve sorumluluklarıyla paralel eğitimlere katılımın sağlanmasından sorumludur.

 

Çalışma Usulleri

MADDE 16- Yazı İşleri Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için;

  1. a) Gerekli hallerde müşterek çalışma grupları kurulabilir.
  2. b) Birim amirinin rutin iş ve işlemlerin sonucunu takip etmesi için Yıllık Faaliyet ve Çalışma Programı kullanılır.

 

Tereddütlerin Giderilmesi

MADDE 17- Bu yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Kırklareli Belediyesi yazı İşleri Müdürü yetkilidir.

 

Disiplin Cezaları

MADDE 18- Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel hakkında disiplin işlemleri; Resmi Gazetenin 27/07/1965 tarihli ve 12056 sayılı kararı ile yürürlüğe giren 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, Resmi Gazetenin 02/12/1999 tarihli ve 23896 sayılı kararı ile yürürlüğe giren Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunu, Resmi Gazetenin 10/06/2003 tarihli ve 25134 sayılı kararı ile yürürlüğe giren İş Kanunu ve bir sözleşmeye dayalı olarak çalışan personelin disiplin cezaları da sözleşmelerinde yer alan maddelere göre yürütülür.

 

Yürürlük

MADDE 19- Bu yönerge hükümleri 01/01/2017 tarihinde yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 20-  Bu yönerge hükümlerini Kırklareli Belediyesi Yazı İşleri Müdürü yürütür.

 

 

 

 Uğur TUNCAN

                                                                                                                    Yazı İşleri Müdürü

 

 

 

 

ONAY:  16.12.2016

 

Mehmet Siyam KESİMOĞLU

Belediye Başkanı

Online Hizmetler

Hizmetlerimizden dünyanın herhangi bir noktasından yararlanarak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Sizleri Dinliyoruz

Fikirleriniz bizim için değerli,Lütfen her konuda bize yazın.