Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönergesi 16.12.2016

T.C.

KIRKLARELİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNERGESİ

 

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

  

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Kırklareli Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünün fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımını belirlemek, birim teşkilat şemalarını ortaya koymak, personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2– (1) Bu Yönerge Kırklareli Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü ve personelinin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönerge, Kırklareli Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilerek 01.01.2017 tarihinde yürürlüğe giren Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 49’uncu maddesi, 19’üncü maddesi ile İçişleri Bakanlığı İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. 

                                                                                                                               

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönergede adı geçen;

 

  1. Belediye : Kırklareli Belediyesini,
  2. Başkan             : Kırklareli Belediye Başkanını,
  3. Yönetmelik : Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliği,

ç)   Müdürlük                   : Özel Kalem Müdürlüğünü,

  1. d) Müdür : Özel Kalem Müdürünü,
  2. e) Şef : Özel Kalem Şefini,
  3. f) Personel                      : Özel Kalem Müdürlüğünde görev yapan personeli ifade eder.

                                      

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Görevler, Teşkilat Şeması ve Görev Dağılım Çizelgesi

 

Kuruluş

MADDE 5- (1) Müdürlük; Kırklareli Belediye Meclisinin 04/05/2007 tarihli ve 77 sayılı kararı ile kurulmuştur.

 

Görevler

MADDE 6- (1) Müdürlük; Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilen Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 19’uncu maddesinin “ Özel Kalem Müdürlüğünün Görevleri” başlıklı 2 inci fıkrasında tanımlanan görevleri yürütür.

 

Teşkilat şeması

MADDE 7- (1) Özel Kalem Müdürlüğünün temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirliği ve uygun raporlama ilişkisi ek1’de yer alan Teşkilat Şeması ile belirlenmiştir.

 

Görev dağılım çizelgesi

MADDE 8– (1) Geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma nedenleriyle görevi devralacak personel ile personelin asli olarak yürüttüğü göreve ilişkin bilgiler ek2’de yer alan Birim Görev Dağılım Çizelgesinde belirlendiği şekilde yürütülür.

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdür, Personel ve Müdürlük Alt Birimlerinin Görevleri

 

Müdür         

MADDE 9– (1) Müdür görevlerini; Kırklareli Belediye Meclisinin 04/10/2016 tarihli ve 169 sayılı kararı ile kabul edilen Kırklareli Belediye Başkanlığı Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 18 inci maddesine göre yürütür. Müdürün görevleri ek3’te tanımlanmıştır.

 

Personel

MADDE 10- (1) Müdürlük personeli ve görevleri;

 

  1. Şef        : Görevleri ek4’te tanımlanmıştır.  
  2. Başkanlık Sekreteryası Yardımcı Personeli : Görevleri ek5’te tanımlanmıştır.
  3. İdari ve Mali İşler Yardımcı Personeli : Görevleri ek6’da tanımlanmıştır.

ç)   Harcama Yetkilisi                                          : Görevleri ek7’de tanımlanmıştır.

  1. Gerçekleştirme Görevlisi : Görevleri ek8’de tanımlanmıştır.
  2. Taşınır Kayıt Yetkilisi : Görevleri ek9’da tanımlanmıştır.
  3. Taşınır Kontrol Yetkilisi : Görevleri ek10’da tanımlanmıştır.

 

İdari ve Mali İşler Alt Birimi

MADDE 11- (1) İdari ve Mali İşler Alt Biriminin Görevleri:

 

  1. Evrak kayıt ve belge yönetim iş ve işlemleri Yönetmeliğinin 39’ uncu maddesine göre yürütülür.Ek11 ve ek12 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  2. Muhasebe ve ödeme evrak işlerini Yönetmeliğin 40’ıncı maddesine göre yürütülür. Ek13 ve ek14 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  3. Personel özlük işlerini Yönetmeliğin 41’ inci maddesine göre yürütülür. Ek15 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

ç)   Dosyalama ve arşivleme işlerini Yönetmeliğin 42’nci maddesine göre yürütülür. Ek16

       iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

  1. Taşınır mal kayıt ve kontrol işlerini Yönetmeliğin 43’üncü maddesine göre yürütülür. Ek17 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  2. İhale ve satın alma işlerini Yönetmeliğin 44’üncü maddesine göre yürütülür. Ek18 ve ek19 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.
  3. Bütçe hazırlık ve uygulama işlerini Yönetmeliğin 45’inci maddesine göre yürütülür. Ek20 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.
  4. Planlama ve raporlama işlerini Yönetmeliğin 46’ıncı maddesine göre yürütülür. Ek21 iş akış şeması ile işlem takibi yapılır.

ğ)   İç kontrol standartları uyum eylem plan çalışmalarını Yönetmeliğin 50’inci maddesine 

       göre yürütülür.

 

Başkanlık Sektreteryası Alt Birimi

MADDE 12- (1) Başkanlık Sekreteryası Alt Biriminin Görevleri:

 

  1. Başkanlık makamının sekretaryasını düzenleyerek başkanlık makamının görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
  2. Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek.
  3. Belediye meclisi, belediye encümeni ile belediyede hizmet veren tüm müdürlüklerin kendi aralarında ve bu müdürlüklerle başkanlık makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.

ç)   Başkanlık makamının günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlamaya yardımcı

      olmak ve takip etmek.

  1. Belediye başkanı ve başkanlık makamı adına tüm tebrik, taziye, telgraf ve kutlama mesajlarını başkanın isteği doğrultusunda yazmak ve ilgili yerlere göndermek.
  2. Başkanlık makamının günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma programlarını hazırlamak aylık ve yıllık çalışma programlarını uygulamak.
  3. Bayramlarda ve diğer törenlerde belediyede yapılacak ağırlamada gerekli düzeni sağlamak, ikramları hazırlamak.
  4. Kentin başarı kazanmış amatör sporcu, sanatçı ve çeşitli dallarda derece almış öğrencilerine ödül verilmesini sağlamak.

ğ)  Yurt içi ve yurt dışında kardeş şehir ilişkilerini yürütmek ve Kırklareli kültürünü ve

      değerlerini ülke ve ülke dışında tanıtıcı faaliyetler yapmak.

  1. Başkanlık makamı adına yapılan resmi tören, açılış, kokteyl, şölenler ve benzeri etkinliklerde ilgili birim ve kuruluşlarla koordinasyon sağlamak, ikram ve hediyeler hazırlamak.

ı)   Başkanlık makamının ve belediye meclis üyelerinin yurtiçi ve yurtdışında katılacağı

     toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, geliş gidiş ve

     konaklama  rezervasyonlarını organize etmek.

  1. Başkanlık makamının yurtiçi v eyurtdışı misafirlerini karşılamak, hediyeler almak, ağırlamak ve uğurlama hizmetlerini yerine getirmek ve gerekli organizasyonları düzenlemek.
  2. Başkanlık makamının gerekli gördüğü danışmanlık hizmetlerini yapmak veya yaptırtmak.

 

 

(2) Başkanlık Sekreteryası Alt Biriminde ek22 ve ek23 iş akış şemaları ile işlem takibi yapılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Sorumluluklar

MADDE 13- (1) ) Özel Kalem Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi sorumluluğu tüm personele aittir.

 

(2) Müdür ve diğer sorumlular;

 

  1. İdari ve mali işlemlere ilişkin faaliyetlerin mevzuata, Belediye Stratejik Planında belirtilen amaç ve hedeflere, Belediyenin temel değerlerine uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilmesinden,
  2. Etik Davranış İlkeleri ve Etik Komisyon Yönergesi ile Kırklareli Belediyesi Etik İlke ve Kurallarına uygun hareket edilmesinden,
  3. Uygun çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından,

ç)   Görev ve yetkilerinden bir kısmını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve

      mevzuata aykırı olmamak şartıyla devredilmesinden,

  1. Personelin görev ve sorumluklarıyla paralel eğitimlere katılımın sağlanmasından sorumludur.

 

Çalışma usulleri         

MADDE 14- (1) Özel Kalem Müdürlüğünün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için,

 

  1. Gerekli hallerde müşterek çalışma grupları kurulabilir.
  2. Birim amirinin rutin iş ve işlemlerin sonucunu takip etmesi için Yıllık Faaliyet ve Çalışma Programı kullanılır.

 

 

Tereddütlerin giderilmesi

MADDE 15- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Kırklareli Belediyesi Özel Kalem Müdürü yetkilidir.

 

 

Disiplin Cezaları

MADDE 16- (1) Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personel hakkında disiplin işlemleri; Resmi Gazetenin 27/07/1965 tarihli ve 12056 sayılı kararı ile yürürlüğe giren 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, Resmi Gazetenin 02/12/1999 tarihli ve 23896 sayılı kararı ile yürürlüğe giren Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunu, Resmi Gazetenin 10/06//2003 tarihli ve 25134 sayılı kararı ile yürürlüğe giren İş Kanunu ve bir sözleşmeye dayalı olarak çalışan personelin disiplin cezaları da sözleşmelerinde yer alan maddelere göre yürütülür.

 

Yürürlük

MADDE 17– (1) Bu Yönerge hükümleri 01/01/2017 tarihinde yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 18– (1) Bu Yönerge hükümlerini Kırklareli Belediyesi Özel Kalem Müdürü yürütür.

 

 

 

 

                                                                                                                   Y.Hakan PERAN

                          Özel Kalem Müdür V.

 

 

ONAY:  18/01/2017

 

Mehmet Siyam KESİMOĞLU

Belediye Başkanı

Online Hizmetler

Hizmetlerimizden dünyanın herhangi bir noktasından yararlanarak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Sizleri Dinliyoruz

Fikirleriniz bizim için değerli,Lütfen her konuda bize yazın.